Politique de protection des données personnelles applicable à compter du 25 mai 2018

EASYDOCT construit avec ses utilisateurs des relations fortes et durables, fondées sur la confiance réciproque : assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles de ses utilisateurs est une priorité absolue pour EASYDOCT.

EASYDOCT respecte l’ensemble des dispositions réglementaires et législatives françaises et européennes relatives à la protection des données personnelles.

EASYDOCT se conforme également aux règles déontologiques édictées par les instances ordinales représentatives des professions médicales et paramédicales présentes sur son service.

EASYDOCT applique une politique extrêmement stricte pour garantir la protection des données personnelles de santé de ses utilisateurs :

  • Chaque utilisateur de EASYDOCT reste maître de ses données. EASYDOCT n’en dispose pas librement.
  • Elles sont traitées de manière transparente, confidentielle et sécurisée.
  • EASYDOCT est engagé dans une démarche continue de protection des données de ses utilisateurs, en conformité avec la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée (ci-après « LIL ») et du Règlement (UE) général sur la protection des données du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD »).
  • Les données personnelles de santé des utilisateurs sont hébergées par un prestataire ayant reçu l’agrément HDS (Hébergeur de Données de Santé) délivré par l’Asip Santé (Agence des Systèmes d’Information Partagés de Santé).

OBJET DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

EASYDOCT souhaite vous informer par l’intermédiaire de la présente politique de la manière dont nous protégeons vos données à caractère personnel traitées via le site https://www.easydoct.com/

La présente politique décrit la manière dont EASYDOCT et les professionnels de santé abonnés à ses services traitent les données à caractère personnel des visiteurs et des utilisateurs (ci-après le/les « Utilisateur(s) ») lors de leur navigation sur le site www.easydoct.com (ci-après le « Site ») et de leur utilisation des services de EASYDOCT ou de son application mobile (ci-après l’”Application”).

Certaines Données Personnelles de l’Utilisateur doivent être considérées comme des données à caractère personnelles de santé, et sont ci-après dénommées « Données Personnelles de Santé ».

Cette Politique peut être modifiée, complétée ou mise à jour afin notamment de se conformer à toute évolution légale, réglementaire, jurisprudentielle et technique. Cependant, les Données Personnelles de l’Utilisateur seront toujours traitées conformément à la politique en vigueur au moment de leur collecte, sauf si une prescription légale impérative venait à en disposer autrement et serait d'application rétroactive.

Cette politique fait partie intégrante des Conditions Générales d’Utilisation du Site.

IDENTITE ET COORDONNEES DES RESPONSABLES DE TRAITEMENT

Rappel légal : Le responsable du traitement est, au sens de la LIL, la personne qui détermine les moyens et les finalités du traitement. Le sous-traitant est une personne traitant des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Il agit sous l’autorité du responsable du traitement et sur instruction de celui-ci.

Le responsable du traitement des Données Personnelles est pour les Données Personnelles de Santé collectées (i) par l’Utilisateur lors de la prise de rendez-vous directement via le Site ou (ii) par le Professionnel de Santé dans son agenda EASYDOCT : chaque Professionnel de Santé individuellement auprès duquel vous prenez rendez-vous. Chaque professionnel de santé est considéré comme responsable de traitement. EASYDOCT est sous-traitant : il agit sur instruction particulière de chaque Professionnel de Santé.

EASYDOCT prend les mesures propres à assurer la protection et la confidentialité des informations nominatives qu’elle détient ou qu’elle traite dans le respect des dispositions de la LIL et du RGPD. Pour plus d’information concernant les services proposés par EASYDOCT vous pouvez vous référer aux Conditions générales d’utilisation du Site.

COLLECTE & ORIGINE DES DONNEES

Toutes les données concernant les Utilisateurs sont collectées directement auprès de ces derniers.

EASYDOCT s’engage à recueillir le consentement de ses Utilisateurs et/ou à leur permettre de s’opposer à l’utilisation de leurs données pour certaines finalités, dès que cela est nécessaire.

Dans tous les cas, les Utilisateurs sont informés des finalités pour lesquelles leurs données sont collectées via les différents formulaires de collecte de données en ligne et via la Charte de gestion des cookies.

FINALITE DES DONNEES COLLECTEES

Nécessité de la collecte

Lors de la prise de rendez-vous en ligne avec un professionnel de santé, l’Utilisateur communique certaines Données Personnelles. Si l’Utilisateur ne souhaite pas communiquer les informations qui lui sont demandées, il se peut que l’Utilisateur ne puisse pas accéder à certaines parties du Site ou de l’Application, et que EASYDOCT soit dans l’impossibilité de répondre à sa demande.

Finalités

Le recueil de vos Données Personnelles a pour base légale :

  • l’intérêt légitime de EASYDOCT à assurer la meilleure qualité de ses services, à fournir à ses Utilisateurs le meilleur suivi possible de leurs rendez-vous et de leurs parcours de soins, et à améliorer le fonctionnement de son Site et de son Application
  • l’intérêt légitime de EASYDOCT à réaliser des enquêtes de satisfaction facultatives sur ses services en vue de les améliorer
  • le consentement de ses Utilisateurs lorsque celui-ci est requis par la réglementation en vigueur, notamment en matière de prospection commerciale et de cookies.

Les données des Utilisateurs de EASYDOCT sont principalement traitées pour :

  • permettre leur navigation sur le Site et permettre leur utilisation de l’Application
  • les mettre en relation avec un Professionnel de Santé
  • leur permettre de gérer leurs rendez-vous avec les Professionnels de Santé (obtenir des notifications, les modifier, les annuler) et leurs parcours de soin
  • leur permettre de gérer les rendez-vous de leurs proches et leurs parcours de soin
  • leur permettre d’être pris en charge de façon optimale par le Professionnel de Santé

A titre subsidiaire les données des Utilisateurs sont également collectées pour :

  • prévenir et lutter contre la fraude informatique (spamming, hacking…)
  • améliorer la navigation sur le Site et l’utilisation de l’Application
  • mener des enquêtes de satisfaction facultatives sur les services de EASYDOCT (ces enquêtes sont réalisées de manière anonyme ou sont anonymisées à bref délai)
  • effectuer des statistiques sur l’utilisation de l’outil, un reporting interne pour les équipes de recherche & développement de EASYDOCT ainsi qu’un reporting à destination des Professionnels de Santé (sans qu’aucune Donnée de Santé ne soit utilisée).

Vous retrouverez plus de détails sur la gestion des cookies nous permettant d’atteindre cette finalité dans notre Charte de gestion des cookies.

Le caractère obligatoire ou facultatif des données personnelles demandées et les éventuelles conséquences d'un défaut de réponse à l’égard des Utilisateurs de EASYDOCT sont précisés lors de leur(s) collecte(s).

TYPES DE DONNÉES TRAITÉES

EASYDOCT est susceptible de traiter, en tant que Sous-traitant, pour permettre la prise de rendez-vous, la gestion des rendez-vous et du parcours de soins, tout ou partie des données suivantes :.

  • Nom (et nom de naissance), prénom, date de naissance
  • Numéro de téléphone, adresse email, adresse postale (éventuellement digicode)
  • Mot de passe
  • Motif du rendez-vous auprès du praticien, spécialité du praticien, fréquence des rendez-vous
  • Médecin traitant et adressant
  • Historique des rendez-vous
  • Données appartenant au dossier médical que le praticien souhaite partager avec vous
  • Ces mêmes données concernant les proches pour lesquels l’Utilisateur pourrait prendre rendez-vous

EASYDOCT est susceptible de traiter, en tant que Responsable de Traitement, pour permettre la prise de rendez-vous, la gestion des rendez-vous et du parcours de soins, tout ou partie des données suivantes :

  • pour permettre la navigation sur le Site ou l’utilisation de l’Application : données de connexion et d’utilisation du Site ou de l’Application
  • pour prévenir et lutter contre la fraude informatique (spamming, hacking…) : matériel informatique utilisé pour la navigation, l’adresse IP, le mot de passe (hashé)
  • pour améliorer la navigation sur le Site ou l’utilisation de l’Application : données de connexion et d’utilisation
  • pour mener des enquêtes de satisfaction facultatives sur EASYDOCT : adresse email
  • pour mener des campagnes de communication (sms, mail) : numéro de téléphone, adresse email

NON-COMMUNICATION DES DONNÉES PERSONNELLES

Les Données Personnelles de l’Utilisateur ne seront pas transmises à des acteurs commerciaux ou publicitaires.

Les Données Personnelles de l’Utilisateur peuvent être traitées par des filiales de EASYDOCT et des sous-traitants (prestataires de services), dans le respect absolu du principe énoncé ci-dessus, exclusivement afin de réaliser les finalités de la présente politique.

Dans la limite de leurs attributions respectives et pour les finalités rappelées ci-dessus, les principales personnes susceptibles d’avoir accès aux données des Utilisateurs (hors Données de Santé) de EASYDOCT sont principalement les agents de notre service client.

De plus, afin de respecter les dispositions du Code de la santé publique concernant les Données Personnelles de Santé, EASYDOCT a recours à des Hébergeurs Données de Santé (dits “HDS”) bénéficiant de l’agrément délivré par le MInistère de la Santé.

EASYDOCT recourt également aux prestations fournies par plusieurs sociétés spécialisées (mailing, analyse d’audience) dont la liste peut être communiquée aux personnes concernées sur demande adressée à contact.dataprivacy@easydoct.com. Aucune Donnée Personnelle de Santé ne leur est communiquée. Si ces sociétés utilisent des serveurs en dehors de l’Union Européenne, nous avons conclu avec elles des contrats spécifiques et des clauses contractuelles types établies par la Commission Européenne pour encadrer et sécuriser le transfert de vos données à ces prestataires.

DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES

Nous conservons vos données uniquement le temps nécessaire pour les finalités poursuivies, conformément aux prescriptions légales.

LES DROITS DES UTILISATEURS

Chaque fois que EASYDOCT traite des Données Personnelles, EASYDOCT prend toutes les mesures raisonnables pour s’assurer de l’exactitude et de la pertinence des Données Personnelles au regard des finalités pour lesquelles EASYDOCT les traite.

Conformément à la réglementation européenne en vigueur, les Utilisateurs de EASYDOCT disposent des droits suivants :

  • droit d'accès (article 15 RGPD) et de rectification (article 16 RGPD), de mise à jour, de complétude des données des Utilisateurs
  • droit de verrouillage ou d’effacement des données des Utilisateurs à caractère personnel (article 17 du RGPD), lorsqu’elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l'utilisation, la communication ou la conservation est interdite (en savoir plus)
  • droit de retirer à tout moment un consentement (article 13-2c RGPD)
  • droit à la limitation du traitement des données des Utilisateurs (article 18 RGPD)
  • droit d’opposition au traitement des données des Utilisateurs (article 21 RGPD) (en savoir plus)
  • droit à la portabilité des données que les Utilisateurs auront fournies, lorsque ces données font l’objet de traitements automatisés fondés sur leur consentement ou sur un contrat (article 20 RGPD)
  • droit de définir le sort des données des Utilisateurs après leur mort et de choisir à qui EASYDOCT devra communiquer (ou non) ses données à un tiers qu’ils aura préalablement désigné (en savoir plus)

Dès que EASYDOCT a connaissance du décès d’un Utilisateur et à défaut d’instructions de sa part, EASYDOCT s’engage à détruire ses données, sauf si leur conservation s’avère nécessaire à des fins probatoires ou pour répondre à une obligation légale (telle que la conservation du dossier patient).

Si l’Utilisateur souhaite savoir comment EASYDOCT utilise ses Données Personnelles, demander à les rectifier ou s’oppose à leur traitement, l’Utilisateur peut contacter EASYDOCT par écrit à l’adresse suivante : EASYDOCT LOGICSANTE – 1047 Route des Dollines Business Pole de Sophia Antipolis, 06560 VALBONNE ou par mail à contact.dataprivacy@easydoct.com. Dans ce cas, l’Utilisateur doit indiquer les Données Personnelles qu’il souhaiterait que EASYDOCT corrige, mette à jour ou supprime, en s’identifiant de manière précise avec une copie d’une pièce d’identité (carte d’identité ou passeport). Les demandes de suppression de Données Personnelles seront soumises aux obligations qui sont imposées à EASYDOCT par la loi, notamment en matière de conservation ou d’archivage des documents. Enfin, les Utilisateurs de EASYDOCT peuvent déposer une réclamation auprès des autorités de contrôle, et notamment de la CNIL (https://www.cnil.fr/fr/plaintes).

COOKIES

Un « cookie » est un petit fichier d’information envoyé sur le navigateur de l’Utilisateur et enregistré au sein du terminal de l’Utilisateur (ex : ordinateur, smartphone), (ci-après « Cookies »). Ce fichier comprend des informations telles que le nom de domaine de l’Utilisateur, le fournisseur d’accès Internet de l’Utilisateur, le système d’exploitation de l’Utilisateur, ainsi que la date et l’heure d’accès. Les Cookies ne risquent en aucun cas d’endommager le terminal de l’Utilisateur.

EASYDOCT est susceptible de traiter les informations de l’Utilisateur concernant sa visite du Site, telles que les pages consultées, les recherches effectuées, à l’exclusion des Données de Santé. Ces informations permettent à EASYDOCT d’améliorer le contenu du Site, de la navigation de l’Utilisateur.

Les Cookies facilitant la navigation et/ou la fourniture des services proposés par le Site, l’Utilisateur peut configurer son navigateur pour qu’il lui permette de décider s’il souhaite ou non les accepter de manière à ce que des Cookies soient enregistrés dans le terminal ou, au contraire, qu’ils soient rejetés, soit systématiquement, soit selon leur émetteur. L’Utilisateur peut également configurer son logiciel de navigation de manière à ce que l’acceptation ou le refus des Cookies lui soient proposés ponctuellement, avant qu’un Cookie soit susceptible d’être enregistré dans son terminal. EASYDOCT informe l’Utilisateur que, dans ce cas, il se peut que les fonctionnalités de son logiciel de navigation ne soient pas toutes disponibles.

Si l’Utilisateur refuse l’enregistrement de Cookies dans son terminal ou son navigateur, ou si l’Utilisateur supprime ceux qui y sont enregistrés, l’Utilisateur est informé que sa navigation et son expérience sur le Site peuvent être limitées. Cela pourrait également être le cas lorsque EASYDOCT ou l’un de ses prestataires ne peut pas reconnaître, à des fins de compatibilité technique, le type de navigateur utilisé par le terminal, les paramètres de langue et d’affichage ou le pays depuis lequel le terminal semble connecté à Internet.

Le cas échéant, EASYDOCT décline toute responsabilité pour les conséquences liées au fonctionnement dégradé du Site et des services éventuellement proposés par EASYDOCT, résultant (i) du refus de Cookies par l’Utilisateur (ii) de l’impossibilité pour EASYDOCT d’enregistrer ou de consulter les Cookies nécessaires à leur fonctionnement du fait du choix de l’Utilisateur. Pour la gestion des Cookies et des choix de l’Utilisateur, la configuration de chaque navigateur est différente. Elle est décrite dans le menu d’aide du navigateur, qui permettra de savoir de quelle manière l’Utilisateur peut modifier ses souhaits en matière de Cookies.

À tout moment, l’Utilisateur peut faire le choix d’exprimer et de modifier ses souhaits en matière de Cookies. EASYDOCT pourra en outre faire appel aux services de prestataires externes pour l’aider à recueillir et traiter les informations décrites dans cette section.

Enfin, en cliquant sur les icônes dédiées aux réseaux sociaux Twitter, Facebook, Linkedin et Google Plus figurant sur le Site de EASYDOCT ou dans son application mobile et si l’Utilisateur a accepté le dépôt de cookies en poursuivant sa navigation sur le Site Internet ou l’application mobile de EASYDOCT, Twitter, Facebook, Linkedin et Google Plus peuvent également déposer des cookies sur vos terminaux (ordinateur, tablette, téléphone portable).

Ces types de cookies ne sont déposés sur vos terminaux qu’à condition que vous y consentiez, en continuant votre navigation sur le Site Internet ou l’application mobile de EASYDOCT. À tout moment, l’Utilisateur peut néanmoins revenir sur son consentement à ce que EASYDOCT dépose ce type de cookies via notre Charte de gestion des cookies.

Pour en savoir plus, sur la manière dont sont gérés ces différents cookies et pour autoriser ou vous opposer à leur dépôt, vous devez vous rendre sur notre Charte de gestion des cookies.

SÉCURITÉ

EASYDOCT met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles afin d’assurer la sécurité des traitements de données à caractère personnel et la confidentialité de Données Personnelles.

A ce titre, EASYDOCT prend toutes les précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par le traitement, afin de préserver la sécurité des données et, notamment, d’empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès (protection physique des locaux, procédés d’authentification avec accès personnel et sécurisé via des identifiants et mots de passe confidentiels, journalisation des connexions, chiffrement de certaines données…).

INFORMATIONS PERSONNELLES ET MINEURS

En principe, le Site et l’Application s’adressent à des personnes majeures capables de contracter des obligations conformément à la législation du pays dans lequel se trouve l’Utilisateur.

L'Utilisateur mineur de moins de 16 ans ou incapable doit obtenir le consentement préalable de son responsable légal préalablement à la saisie de ses données sur le Site et l’Application. Sauf obligation légale de confidentialité ou liée au secret médical, EASYDOCT pourra directement informer ce responsable (i) des catégories spécifiques de Données Personnelles recueillies auprès de la personne mineure (ii) de la possibilité de s’opposer à la collecte, l’utilisation ou la conservation de celles-ci.

L’âge de 16 ans peut être abaissé jusqu’à 13 ans en fonction de la réglementation locale de la résidence habituelle de l’Utilisateur, en vertu de l’article 8 du RGPD.

NOUS CONTACTER

Si l’Utilisateur a des questions ou des réclamations concernant le respect par EASYDOCT de la présente Politique, ou si l’Utilisateur souhaite faire part à EASYDOCT de recommandations ou des commentaires visant à améliorer la qualité de la présente politique, l’Utilisateur peut contacter EASYDOCT par écrit à l’adresse suivante : EASYDOCT LOGICSANTE – 1047 Route des Dollines Business Pole de Sophia Antipolis, 06560 VALBONNE ou par mail à contact.dataprivacy@easydoct.com.